10 mar Bestillerkompetanse

Det høres helt selvfølgelig ut at man får det prosjektet man bestiller. Det er ikke gitt at det blir helt slik. Bestiller og leverandør kan ha ulik oppfatning av hva som skal leveres.

En viktig del av risikostyringen i prosjekter er å sikre at man faktisk får det man bestiller. Ofte er prosjektorganiseringen og kompetansen på bestillersiden blant de tre største risikomomenter i prosjektet. I noen tilfeller kan dette være så mye som 50 % av usikkerhetsbildet dersom man også vurderer kvaliteten på spesifikasjonen. Det er i tidligfase man har størst påvirkning på prosjektet, både når det gjelder prosjektmodell, kontraktsstrategi, utforming, løsninger, utforming, etc. Alt dette må ses i sammenheng med ressursene på bestillersiden. Man må sørge for å være riktig rigget for å gjennomføre prosjektet. Har man f.eks. ikke kompetanse og erfaring med samspillskontrakter, burde man kanskje velge en annen løsning. Alternativt skaffe seg slik kompetanse.

Det er flere roller i en bestilling

Det som ofte betegnes som bestillerkompetanse er egentlig kompetanse om den siste delen av en bestilling, nemlig selve anskaffelsen. Man tenker på anskaffelsen av det produktet som er beskrevet, og det snakkes om prosessen frem til og med signering av kontrakten. Bestillingen starter tidligere enn dette. Bestillingen starter når det er avdekket ett behov og det settes i gang tiltak for å dekke dette behovet. Det kan være et nytt kontorbygg, et skolebygg eller det kan være en boligblokk.

Ofte er det slik at bestillinger har flere ledd. Det kan være en overordnet bestiller og en utførende bestiller. Overordnet bestiller kan være et kommunestyre, eller det kan være styret i en bedrift. Operativ bestiller kan være et kommunalt foretak, eller det kan være en eiendomsavdeling.

Overordnet bestiller har ansvar gjennom hele prosessen, helt til overtakelsen av kontraktobjektet. Dette selv om det er operativ bestiller som gjennomfører mesteparten av bestillingen, inkludert selve anskaffelsen. Dette betyr at man må ha systemer, rutiner og en organisasjon som sørger for at det som leveres er det man bestilte. Det er viktig at man ikke mister den opprinnelige bestillingen i prosessen. Eksempelvis bestilling fra kommunestyret på et antall elevplasser på en skole. Man må sikre at det sentrale, nemlig hensikten med bestillingen, ikke blir borte. Man må sørge for at de fastsatte normer som gjelder for elevplasser og selve driften av skolen blir ivaretatt i hele prosessen. Det skal være fullt samsvar mellom bestillingen fra kommunestyret og det som overtas av teknisk etat fra entreprenøren.

Det er konkurransegrunnlaget som definerer hva som blir levert. Tilbyderne har ikke ansvar for at den beskrivelsen som ligger i konkurransegrunnlaget ivaretar krav fra overordnet bestiller. Det ansvaret ligger fullt og helt på bestillersiden. For leverandørene er det konkurransegrunnlaget som er viktig. Det er grunnlaget for tilbudet og for kontrakten, og er det som blir levert.

Tre viktige elementer

• Det første er selve beskrivelsen av det som skal leveres, spesifikasjonen. Man må sørge for å få beskrevet det man ønsker seg. Man må sitte i førersetet i utviklingen og prosjekteringen.
• Det andre er system og rutiner som sikrer at konkurransegrunnlag og anskaffelsesprosess utformes slik at man får det man har bestilt.
• Det tredje man må tenke på er at å ha systemer og rutiner som sørger for at det som leveres er det som er beskrevet og avtalt.

Her er det viktig at man har forutsigbarhet, og at kriteriene for valg av leverandør er entydige og forståelige for tilbyderne. En forutsigbar anskaffelsesprosess og en entydig spesifikasjon øker sannsynligheten for at man får en god produksjonsprosess.

Med en helhetlig tilnærming til dette er det stor sannsynlighet for at det leverte produkt er slik det var ønsket i utgangspunktet. Dette gjelder i alle ledd i bestillingen. Når hele linjen har den samme forståelsen av bestillingen blir det lettere å gjennomføre prosessen frem til overtakelse.

Overordnet bestiller er naturligvis nærmest til å beskrive hva man ønsker og har størst interesse av hvordan det leverte bygget er utformet, hva det koster, og når det er ferdig. Det er derfor viktig at man setter av tilstrekkelig med ressurser både med riktig kompetanse, men også med tilstrekkelig kapasitet, og organiserer seg på en måte som sikrer overordnet bestilling.

Som vist her, kreves det kompetanse på en rekke temaer for å gjennomføre en bestilling på beste måte. Dessverre har vi erfaring for at bestiller har en tilnærming som går ut på at «vi forventer at leverandøren forstår hva vi mener, og at alt er inkludert i prisen.»